El próximo 30 de abril finaliza el plazo para presentar en el Registro Mercantil para su legalización, los libros mercantiles que obligatoriamente deben llevar todos los empresarios, que son los siguientes:

Libro de inventario y Cuentas Anuales

Libro Diario

Libro de Actas

Libro registro de socios

Libro de registro de acciones nominativas

Libro registro de contratos celebrados entre el socio único y la sociedad unipersonal

Llevanza de libros en soporte electrónico y presentación telemática

En cuanto a la forma de cumplimentar y de presentar los libros, debemos recordar que la Ley 14/2013 (Ley de Emprendedores) estableció la obligación de que todos los libros que deban llevar los empresarios deben cumplimentarse en soporte electrónico y presentarse para su legalización en el Registro Mercantil competente por razón del domicilio, por vía telemática.

Por tanto, para los ejercicios iniciados tras la entrada en vigor de la citada Ley, ya no es posible legalizar libros encuadernados en blanco para su posterior utilización o libros no encuadernados, también en blanco, formados por hojas móviles. Tampoco es posible la legalización de libros en soporte papel o soporte electrónico no presentados por vía telemática.

Forma de presentación

La presentación telemática de libros se realiza a través de la página Web www.registradores.org/ Registro on line, seleccionando la opción “Presentación telemática de documentos”. Para ello, se deberá estar dado de alta en los servicios telemáticos y disponer de uno de los siguientes certificados vigentes: ETOKEN Colegio de Registradores, FNMT, ACA, CATCERT, GVA, ANCERT emitidos a Notario, DNIe, AC FIRMAPROFESIONAL CA1, CAMMERFIRMA, IZENPE, que el portal reconocerá siempre y cuando esté emitido a un NIF.

Excepciones a la presentación telemática

No obstante, la Instrucción de 12 de febrero de 2015 de la DGRN establece los supuestos excepcionales cuando por problemas técnicos no sea posible la presentación de los ficheros a legalizar por vía telemática, permitiéndose la presentación en el Registro mediante dispositivos de almacenamiento de datos cumpliendo con las siguientes requisitos:

Debe existir una imposibilidad manifiesta que impida la presentación por vía telemática mediante la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores.

 Deberán utilizarse soportes de almacenamiento de datos entre los más habituales en el mercado.

Los ficheros de los libros presentados para su legalización deberá cumplir los requisitos técnicos que respecto al formato y contenido de los distintos ficheros se especifican en el Anexo I de la Instrucción.

Se deberá presentar la instancia de solicitud de legalización de libros presentados en soporte magnético del artículo 330 del Reglamento del Registro Mercantil que se ajustará al modelo especificado en el Anexo II de la Instrucción.

Plazo de presentación

Los libros deberán presentarse dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.  Es decir, para aquellos ejercicios que coincidan con el año natural cuyo cierre es a 31 de diciembre de 2016, el plazo de legalización de libros finaliza el 30 de abril de 2017.

Otras cuestiones a tener en cuenta

En cualquier momento del ejercicio social se puedan legalizar libros de detalles de actas con actas del ejercicio corriente a efectos probatorios o de cualquier otra naturaleza, y sin perjuicio de que en el libro de actas de todo el ejercicio se incluyan de forma obligatoria estas actas.

Es posible la legalización de los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores.

Se permite también que las sociedades, cualquiera que sea la fecha de su constitución, que no hubieran legalizado su libro de actas, de socios, de acciones nominativas o de contratos de socio único con la sociedad, en el momento posterior a la constitución de la sociedad, y así resulte de los archivos del registro, puedan incluir en los primeros libros presentados telemáticamente, todas las actas y vicisitudes de la sociedad desde la fecha de su constitución hasta la fecha de cierre.