Legalización de libros mercantiles

El 30 de abril finaliza el plazo para legalizar los libros mercantiles

El próximo 30 de abril finaliza el plazo para presentar en el Registro Mercantil para su legalización, los libros mercantiles que obligatoriamente deben llevar todos los empresarios, que son los siguientes:

Libro de inventario y Cuentas Anuales

Libro Diario

Libro de Actas

Libro registro de socios

Libro de registro de acciones nominativas

Libro registro de contratos celebrados entre el socio único y la sociedad unipersonal

Llevanza de libros en soporte electrónico y presentación telemática

En cuanto a la forma de cumplimentar y de presentar los libros, debemos recordar que la Ley 14/2013 (Ley de Emprendedores) estableció la obligación de que todos los libros que deban llevar los empresarios deben cumplimentarse en soporte electrónico y presentarse para su legalización en el Registro Mercantil competente por razón del domicilio, por vía telemática.

Por tanto, para los ejercicios iniciados tras la entrada en vigor de la citada Ley, ya no es posible legalizar libros encuadernados en blanco para su posterior utilización o libros no encuadernados, también en blanco, formados por hojas móviles. Tampoco es posible la legalización de libros en soporte papel o soporte electrónico no presentados por vía telemática.

Forma de presentación

La presentación telemática de libros se realiza a través de la página Web www.registradores.org/ Registro on line, seleccionando la opción “Presentación telemática de documentos”. Para ello, se deberá estar dado de alta en los servicios telemáticos y disponer de uno de los siguientes certificados vigentes: ETOKEN Colegio de Registradores, FNMT, ACA, CATCERT, GVA, ANCERT emitidos a Notario, DNIe, AC FIRMAPROFESIONAL CA1, CAMMERFIRMA, IZENPE, que el portal reconocerá siempre y cuando esté emitido a un NIF.

Excepciones a la presentación telemática

No obstante, la Instrucción de 12 de febrero de 2015 de la DGRN establece los supuestos excepcionales cuando por problemas técnicos no sea posible la presentación de los ficheros a legalizar por vía telemática, permitiéndose la presentación en el Registro mediante dispositivos de almacenamiento de datos cumpliendo con las siguientes requisitos:

Debe existir una imposibilidad manifiesta que impida la presentación por vía telemática mediante la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores.

 Deberán utilizarse soportes de almacenamiento de datos entre los más habituales en el mercado.

Los ficheros de los libros presentados para su legalización deberá cumplir los requisitos técnicos que respecto al formato y contenido de los distintos ficheros se especifican en el Anexo I de la Instrucción.

Se deberá presentar la instancia de solicitud de legalización de libros presentados en soporte magnético del artículo 330 del Reglamento del Registro Mercantil que se ajustará al modelo especificado en el Anexo II de la Instrucción.

Plazo de presentación

Los libros deberán presentarse dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.  Es decir, para aquellos ejercicios que coincidan con el año natural cuyo cierre es a 31 de diciembre de 2016, el plazo de legalización de libros finaliza el 30 de abril de 2017.

Otras cuestiones a tener en cuenta

En cualquier momento del ejercicio social se puedan legalizar libros de detalles de actas con actas del ejercicio corriente a efectos probatorios o de cualquier otra naturaleza, y sin perjuicio de que en el libro de actas de todo el ejercicio se incluyan de forma obligatoria estas actas.

Es posible la legalización de los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores.

Se permite también que las sociedades, cualquiera que sea la fecha de su constitución, que no hubieran legalizado su libro de actas, de socios, de acciones nominativas o de contratos de socio único con la sociedad, en el momento posterior a la constitución de la sociedad, y así resulte de los archivos del registro, puedan incluir en los primeros libros presentados telemáticamente, todas las actas y vicisitudes de la sociedad desde la fecha de su constitución hasta la fecha de cierre.

Derecho de separación del socio

El derecho de separación del socio en caso de falta de distribución de dividendos

Desde el 1 de enero de 2017 vuelve a estar en vigor el art. 348 bis de la Ley de Sociedades de Capital, que establece el derecho de separación del socio en aquellos casos en los que la sociedad no reparta como dividendo al menos un tercio de los beneficios obtenidos, siempre que se den una serie de  requisitos o circunstancias especificados legalmente.

El literal del artículo establece lo siguiente:

Artículo 348 bis. Derecho de separación en caso de falta de distribución de dividendos.

1. A partir del quinto ejercicio a contar desde la inscripción en el Registro Mercantil de la sociedad, el socio que hubiera votado a favor de la distribución de los beneficios sociales tendrá derecho de separación en el caso de que la junta general no acordara la distribución como dividendo de, al menos, un tercio de los beneficios propios de la explotación del objeto social obtenidos durante el ejercicio anterior, que sean legalmente repartibles. 2. El plazo para el ejercicio del derecho de separación será de un mes a contar desde la fecha en que se hubiera celebrado la junta general ordinaria de socios. 3. Lo dispuesto en este artículo no será de aplicación a las sociedades cotizadas.”

Este precepto fue introducido en la Ley de Sociedades de Capital por la Ley 25/2011, de 1 de agosto, (de reforma parcial de la Ley de Sociedades de Capital), como mecanismo para proteger al socio minoritario frente a los  abusos de la mayoría, en aquellos casos en los que,  pese a existir beneficios en la sociedad, la junta acuerde año tras año, el no reparto de dividendos, vulnerando, de este modo, el derecho del socio a las ganancias sociales.

Sin embargo, a pesar de que el precepto se introdujo en 2011, su vigencia se limitó tan solo a algo más de 9 meses (desde el 2 de octubre de 2011 hasta el 24 de junio de 2012), ya que su aplicación fue suspendida desde el 24 de junio de 2012 hasta el 31 de diciembre de 2016. Esta suspensión se debió, en parte a la deficiente regulación y a las dudas generadas en la doctrina en torno a su aplicación, y en parte, a la situación de crisis económica en la que hemos estado inmersos en los últimos años.

Pues bien, dado que la suspensión que pendía hasta 31 de diciembre de 2016 no ha sido prorrogada, como había ocurrido en otras ocasiones, desde el 1 de enero de 2017 el precepto vuelve a estar en vigor, razón por la cual conviene recordar, de cara a las juntas que se celebren en el mes de junio, cuales son los requisitos para el ejercicio de este derecho.

Requisitos para que surta efecto el derecho de separación

En primer lugar, cabe puntualizar que este derecho de separación se prevé únicamente para sociedades no cotizadas. Dicho lo anterior, el ejercicio de tal derecho exige los siguientes requisitos:

1.- El derecho de separación se podrá ejercitar a partir del quinto ejercicio desde la inscripción de la Sociedad en el Registro Mercantil.

Es decir, la sociedad debe llevar inscrita al menos cinco ejercicios, contándose dicho periodo desde el primer ejercicio, aunque sea incompleto. El derecho se puede ejercitar aunque se hubieran repartido dividendos en ejercicios anteriores, dado que la norma no lo condiciona al no reparto de dividendos durante un número determinado de ejercicios seguidos.

2.- Que el socio hubiera votado a favor de de la distribución de los beneficios sociales.

Si lo que se propone es la aplicación del resultado a reservas (en lugar de la distribución de beneficios), debemos interpretar que el requisito se cumple siempre que el socio vote en contra a la propuesta formulada, si esta no cumpliese con el reparto del dividendo mínimo establecido (dividendo de, al menos, un tercio de los beneficios propios de la explotación del objeto social).

3.- Que la junta no acuerde la distribución como dividendos de, al menos, un tercio de los beneficios propios de la explotación del objeto social obtenidos durante el ejercicio anterior, que sean legalmente repartibles.

La concurrencia de este requisito, junto con los demás exigidos es presupuesto suficiente para que nazca el derecho de separación, con independencia de que puedan existir causas justificadas para la no distribución de dividendos.

En relación con el concepto “beneficio propio de la explotación del objeto social”, hay que entender que quedan excluidos los beneficios extraordinarios o atípicos, considerando que tienen carácter de extraordinarios los ingresos que no procedan de la actividad típica de la empresa, pero además deben tener una cuantía significativa y no ser recurrentes.

4.- El socio deberá ejercitar el derecho de separación en el plazo de un mes desde la celebración de la junta general ordinaria.

La comunicación a la sociedad deberá hacerse por escrito, no necesariamente por burofax, sino que, en principio, parece que puede ser válido cualquier medio escrito, aunque, evidentemente,  a efectos probatorios es recomendable hacerlo a través de un medio que permita probar la recepción y el contenido.